هرگونه درآمد و هزینه، خرید و فروش داراییهای قابل استهلاک و مالیات و عوارض ارزش افزوده حسب مورد و به ترتیب تاریخ وقوع میبایست با توجه به توضیحات ذیل دردفتر مشاغل ثبت شود و در صورتیکه متکی به اسناد و مدارک باشد مستندات مربوط، به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی مأموران مالیاتی قابل استفاده باشد نگهداری شود.

۱-ردیف :

هر یک از معاملات موصوف میبایست در یک ردیف و با رویه یکسان ثبت شود.مودیان میتوانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شمارهردیف در دفتر ثبت نمایند مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها راقید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد، مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. جمع و ثبت معاملات مشمول و معاف از مالیات برارزش افزوده تحت یکشماره ردیف مجاز نمیباشد.

۲- تاریخ :

در این ستون، تاریخ معاملات در همان روز وقوع به ترتیب زمان وقوع و انجام درج میگردد.

۳- شرح :

در این ستـون شـرح مختصـری از فعالیت های انجام شـده در خصوص خریـد، هزینـه،درآمـد/ فروش، خریـد دارایـی های استهلاک پذیر، مـالیات و عــوارض ارزش افزوده خریــد/ هزینــه/ دارایـی و مـالیات بـر ارزش افزوده عرضه کالا/ ارائه خدمت درج میگردد.
۴- مشخصات مدارک
عبارت است از مستندات معاملات انجام شده از قبیل صورتحساب فروش یا خریدکالا و خدمات، مدارک هزینه و اسناد مربوط به خرید و فروش دارایی که دفاتر برمبنای آن تنظیم و تحریر میگردد.

۵- خرید :
در این ستون قیمت خرید کالا و یا مواد مصرفی در تولید کالا و خدمات ثبت میشود.

۶- هزینه :
در این ستون کلیه هزینه هایی که منحصراً مربوط به تحصیل درآمد در دوره مالی مربوط باشد، تحت عناوین ذیل طبقه بندی می شود:
هزینه های حقوق و دستمزد؛ اجاره محل؛ استهلاک داراییها؛ بیمه داراییها؛حمل و نقل؛ آب و برق و گاز و تلفن و سایر هزینه ها.

۷- درآمد/ فروش:
در این ستون فروش یا درآمد حاصل از خدمات انجام شده اعم از نقدی یا غیرنقدی )نسیه( ثبت می شود.

۸- دارایی های استهلاک پذیر:
در ایـن ستــون آن قسمـت از دارایـی ثـابت )از جمله ساختمـان، ماشیـن آلات، وسایط نقلیه،اثاثیه و نظایر آنها( که بر اثر استعمال یا گذشت زمان یا سایر عوامل، بدون توجه به تغییرقیمتها ارزش آن تقلیل مییابد درج میشود. بطور مثال: چنانچه یک واحد کسبی، یخچال یا رایانه ای را جهت استفاده در آن واحد خریداری نماید با توجه به تاریخ خرید می بایست در این ستون درج نماید.

۹- مالیات و عوارض بر ارزش افزوده خرید/ هزینه/ دارائی:

در این ستون مالیات و عوارض ارزش افزوده پرداختی طبق صورتحساب خرید یاهزینه بلافاصله بعد از خرید کالایا خدمت، یا هزینه مربوط ثبت میگردد.

۱۰- مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به درآمد/فروش:

در این ستون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به هنگام عرضه کالا یا ارائه خدمات بلافاصله بعد از آن ثبت میگردد.
تبصره۱- نظر به این که دفتر درآمد و هزینه برای مشاغل بند ب ماده ۶۹ ق.م.م تهیه شده است، ثبت طرف حساب معاملات از جمله بانک ضرورتی ندارد.
تبصره ۲- در مورد عودت و برگشت از خرید، فروش، هزینه و یا خرید و فروش دارایی، رویدادهای مالی مربوطه میبایست در همان ستون با قلم قرمز و به صورتجداگانه و منفی ثبت گردد.
تبصره ۳- نوشتن دفتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است )مانند مواد گرافیت(ممنوع میباشد.
تبصره ۴- دو ستــون آخـر مختص مؤدیـانـی است کــه مشمـول قانـون مالیات بــرارزش افزوده بوده و فراخوان گردیده اند.

تبصره۵- پرداختهای مرتبط با خرید کاال از جمله هزینه حمل و نقل در هزینه دوره ثبت، و موجودی کاالی پایان دوره بر اساس آخرین خریدهای انجام شده درجدول پیوست شماره ۲ منظور گردد.

برخی از مقررات مالیاتی که اطلاع از آن در تحریر دفاتر با اهمیت و مؤثر می باشد:

هزینه های قابل قبول موضوع مواد ۱۴۷تا ۱۹۱ قانون مالیاتهای مستقیم وتبصره ۹ ماده ۱۷ قانون مالیات بر ارزش افزوده :
هزینه هاییکه در حدود متعـارف متکــی بـه مـدارک بـوده و منحصـراً مربوط به تحصیل درآمد صاحبان مشاغل در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصابهای مقررباشد، در حساب مالیاتی قابل قبول خواهد بود. هزینه هایی که حایز شرایط مذکوردر تعریف فوق میباشد عبارتند از :
- قیمت تمام شده کالای خریداری شده یا مواد اولیه مصرفی در کالا یا خدمات
-هزینه حقوق و دستمزد
- هزینه اجاره محل
- هزینه آب، برق، گاز و تلفن و …
- هزینه استهلاک داراییهای ثابت
- هزینه بیمه داراییها
- هزینه حمل و نقل
- آن قسمت از مالیات و عوارض پرداختی موضوع قانون مالیات بر ارزش افزوده که طبق مقررات، قابل کسر از مالیات های وصول شده یا قابل استرداد نیست.
- سایر هزینه ها